Kosztorys jest dokumentem, określającym planowane koszty robót budowlanych, wartość zamówienia na roboty budowlane, propozycję ceny wykonawcy lub stanowi podstawę do określenia wysokości wynagrodzenia wykonawcy.

W kalkulacji kosztorysowej obowiązuje zasada, że dla każdego obiektu budowlanego, stanowiącego odrębną całość użytkową lub konstrukcyjną, sporządza się odrębny kosztorys. W praktyce wygląda, to tak, że obiekt budowlany podzielony jest na grupy jednorodnych robót (np. roboty ogólnobudowlane, instalacje wodociągowo-kanalizacyjne, instalacje centralnego ogrzewania, instalacje elektryczne wewnętrzne) dla których sporządza się wyodrębnioną część dokumentacji projektowej i które mogą być realizowane przez różnych wykonawców. Wtedy dla każdej z tych grup robót sporządza się także odrębny kosztorys. W przypadku robót remontowych czy modernizacyjnych, kosztorys dotyczyć będzie tylko zakresu niezbędnych do wykonania robót, a nie całego obiektu.

W zależności od potrzeb możemy wyróżnić cztery podstawowe rodzaje kosztorysów:

• kosztorys inwestorski
• kosztorys ofertowy
• kosztorys powykonawczy
• kosztorys zamienny.

Kosztorys inwestorski

Kosztorys inwestorski jest dokumentem, przygotowywanym przez zamawiającego (inwestora), lub na zlecenie inwestora taki kosztorys może opracować jednostka świadcząca usługi w tym zakresie. Określa on szacunkową średnią wartość robót budowlanych i jest przygotowywany przed rozpoczęciem robót budowlanych.

Kosztorys inwestorski służy inwestorowi do określenia wielkości środków finansowych koniecznych na realizację planowanej inwestycji, stanowi także podstawę do ubiegania się o środki z budżetu państwa lub o kredyt bankowy, celem uzyskania środków na realizację planowanej inwestycji. Wyliczona w kosztorysie inwestorskim wartość robót budowlanych stanowi podstawę do określenia procedury przetargowej w wyniku, której zostanie wyłoniony wykonawca robót budowlanych planowanej inwestycji, a w toku jej trwania do wyboru najkorzystniejszej oferty, gdyż wartość przedmiotu zamówienia określona na podstawie kosztorysu inwestorskiego stanowi wielkość środków jakie zamierza przeznaczyć zamawiający na realizację inwestycji.

Kosztorys ofertowy

Kosztorys ofertowy jest dokumentem, stanowiącym kalkulację ceny oferty, przygotowany jest przez wykonawcę robót na żądanie zamawiającego (inwestora), przed podpisaniem umowy na wykonanie planowanej inwestycji.

W systemie zamówień publicznych  kosztorys ofertowy stanowi propozycję wynagrodzenia wykonawcy za wykonanie robót budowlanych, zaś po za systemem zamówień publicznych może stanowić podstawę do negocjacji wynagrodzenia za realizację robót pomiędzy inwestorem prywatnym a wykonawcą robót.

Kosztorys powykonawczy

Kosztorys powykonawczy jest dokumentem, służącym do określenia wynagrodzenia wykonawcy w przypadku gdy nie jest sporządzany kosztorys ofertowy. Wykonywany jest on po zakończeniu robót, a wyliczona w nim cena jest ceną ostateczną, która stanowi wynagrodzenie wykonawcy za wykonane roboty. Kosztorysy powykonawcze stosuje się, gdy przed przystąpieniem do realizacji robót nie można dokładnie określić zakresu robót do wykonania np. roboty remontowe. Z uwagi na fakt, że jest on wykonywany po zakończeniu robót stanowi on odzwierciedlenie rzeczywistych kosztów wykonania robót i przysługującego wynagrodzenia za ich wykonanie.

Kosztorys zamienny

Kosztorys zamienny jest dokumentem, który zmienia i zastępuje kosztorys ofertowy i nie może służyć do wyceny robót nie uwzględnionych w kosztorysie ofertowym np. robót dodatkowych na skutek modyfikacji dokumentacji projektowej. Kosztorys wykonuje się z uwagi na zmiany pierwotnie przewidzianych ilości jednostek przedmiarowych robót w kosztorysie ofertowym.

O formie i zawartości kosztorysu decyduje inwestor, co ma miejsce przy kosztorysie inwestorskim i ofertowym w systemie zamówień publicznych, a przy pozostałych rodzajach kosztorysów decydują wspólnie strony czyli zamawiający i wykonawca w wyniku dwustronnych uzgodnień.

Niezależnie od rodzaju kosztorysu i metody jego sporządzania, stanowi on ważny dokument procesu budowlanego i powinien być zawsze opracowywany w sposób czytelny i jednoznaczny dla wszystkich uczestników tego procesu.