Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego ma obowiązek przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumentację budowy, powykonawczą oraz inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem) oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania (art. 63 ust. 1 prawa budowlanego).

Sprawdź też: Przekazanie i przechowywanie dokumentacji budowy >

Prawo budowlane nie przewiduje wprost takiego obowiązku w wypadku protokołu z okresowej kontroli stanu technicznego obiektów. Tym niemniej  wynika on  z szerszej analizy obowiązujących przepisów prawa budowlanego dotyczących stanu technicznego oraz obowiązków właścicieli i zarządców obiektu budowlanego. Aktualnie właściciel lub zarządca obiektu budowlanego musi więc przechowywać protokoły z okresowej kontroli stanu technicznego obiektu przez okres istnienia tego obiektu, tak jak stanowi to art. 63 prawa budowlanego.

Przechowywanie protokołów 

Z kolei zgodnie z art. 64 ust. 1 prawa budowlanego właściciel lub zarządca ma obowiązek prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego. Od tej zasady są wyjątki  w wypadku:

1. budynków jednorodzinnych
2. obiektów budowlanych: a) budownictwa zagrodowego i letniskowego, b) wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2, z wyłączeniem sieci gazowych;
3. dróg lub obiektów mostowych, jeżeli prowadzą książkę drogi lub książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.

Natomiast protokoły z kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły z kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji dołącza się do książki obiektu budowlanego (art. 64 prawa budowlanego).

Sprawdź: Prowadzenie książki obiektu budowlanego - PROCEDURA >

Przepisy nakazują także właścicielowi oraz zarządcy obiektu udostępniać dokumenty, a więc i protokoły z kontroli obiektu budowlanego, przedstawicielom organu nadzoru budowlanego oraz innym jednostkom organizacyjnym i organom upoważnionym do kontroli utrzymania obiektów budowlanych we właściwym stanie technicznym oraz do kontroli przestrzegania przepisów obowiązujących w budownictwie, o czym mówi wprost art. 65 prawa budowlanego.

Skoro zatem ustawodawca nakłada obowiązek udostępniania protokołów właściwym organom i to w istocie bezterminowo, to uznać należy, że przepis art. 63 ust. 1 obejmuje również dokumentację dotyczącą kontroli stanu technicznego.

Stare przepisy nie przewidywały takiego obowiązku

Co istotne, obowiązek przechowywania dokumentacji budowy wynika dopiero z obowiązującego prawa budowlanego. Wcześniejsze ustawy, tj. prawo budowane z 1961 r. oraz z 1974 r. nic nie mówiły na ten temat. 

Stąd też w orzecznictwie sądowo-administracyjnym dominuje pogląd, że w sytuacji gdy właściciel nie musiał przechowywać wspomnianej dokumentacji (najczęściej mowa tu o decyzji o pozwoleniu na budowę), brak możliwości jej okazania sam w sobie nie oznacza jeszcze, że takowa nie istniała (analogicznie, że mamy do czynienia z samowolą budowlaną). Tak stwierdził m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z  dnia 29 września 2020 r., sygn. akt II OSK 1465/20, a także w wyroku z 22 czerwca 2020 r. (II OSK 102/20) zaznaczając, że obowiązek przechowywania dokumentacji budowlanej, opracowań projektowych i dokumentów technicznych robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania przez okres istnienia obiektu budowlanego wprowadzany został do polskiego porządku prawnego z dniem 1 stycznia 1995 r. na mocy wspomnianego na wstępie art. 63 ust. 1.

Autorka: Joanna Maj, radca prawny w Urzędzie Miasta w Sosnowcu