Nie ma odrębnych przepisów określających wymagania higienicznosanitarne dla pomieszczeń biurowych. Zgodnie z art. 233 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higienicznosanitarne oraz dostarczyć niezbędne środki higieny osobistej.
Podobny obowiązek pracodawcy został zapisany w § 111 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) – dalej r.b.h.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom pomieszczenia i urządzenia higienicznosanitarne, których rodzaj, ilość i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosowanych technologii i rodzajów pracy oraz warunków, w jakich ta praca jest wykonywana. Więcej szczegółów w tym zakresie określa załącznik nr 3 do r.b.h.p.
Pomieszczenia higienicznosanitarne dla pracowników biurowych (i wszystkich innych) powinny znajdować się w budynku, w którym odbywa się praca albo w budynku połączonym z nim obudowanym przejściem, które w przypadku przechodzenia z ogrzewanych pomieszczeń pracy powinno być również ogrzewane. Pomieszczenia te mogą być usytuowane w suterenie, piwnicy lub na poddaszu, pod warunkiem wykluczającym przechodzenie pracowników korzystających z nich przez pomieszczenia, w których stosowane są substancje trujące lub materiały zakaźne albo wykonywane są tam prace szczególnie brudzące, jeżeli nie pracują oni w kontakcie z tymi czynnikami. Pomieszczenia higienicznosanitarne powinny być ogrzewane, oświetlone i wentylowane oraz mieć wysokość zgodne z przepisami techniczno-budowlanymi i Polskimi Normami, a ponadto mieć ściany (do wysokości co najmniej 2 m) pokryte materiałami gładkimi, nienasiąkliwymi i odpornymi na działanie wilgoci (np. glazurą).
Pracodawca zatrudniający pracowników niepełnosprawnych powinien zapewnić dostosowanie urządzeń higienicznosanitarnych oraz dojść do nich do potrzeb i możliwości tych pracowników wynikających ze zmniejszonej sprawności, zgodnie z przepisami techniczno-budowlanymi.
Szatnie, umywalnie, pomieszczenia z natryskami i ustępy powinny być urządzone oddzielnie dla kobiet i mężczyzn. Do umywalek powinna być doprowadzona woda bieżąca - ciepła i zimna. Na każdych trzydziestu mężczyzn lub na każde dwadzieścia kobiet jednocześnie zatrudnionych przy pracach biurowych, albo w warunkach zbliżonych do tych prac, powinna przypadać co najmniej jedna umywalka, lecz nie mniej niż jedna umywalka przy mniejszej liczbie zatrudnionych. Umywalki powinny być również zainstalowane w pomieszczeniach ustępów lub w ich przedsionkach izolacyjnych. W pomieszczeniach umywalni należy zapewnić co najmniej dwukrotną wymianę powietrza w ciągu godziny.
Jeżeli w firmie jest zatrudnionych do dziesięciu pracowników na jednej zmianie, pomieszczenia te mogą być wspólne, lecz przy zachowaniu warunku zapewnienia możliwości osobnego korzystania przez kobiety i mężczyzn z tych pomieszczeń. Natomiast pracodawca zatrudniający do dwudziestu pracowników powinien zapewnić im co najmniej ustępy i umywalki, a także warunki do higienicznego przechowywania odzieży własnej (domowej) oraz do higienicznego spożywania posiłków. Jeżeli w zakładzie nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia i prace brudzące lub nie występują szczególne wymagania sanitarne, miejsca do spożywania posiłków, przechowywania odzieży oraz umywalki mogą znajdować się w jednym pomieszczeniu. Pracownicy zatrudnieni w pomieszczeniach biurowych mogą przechowywać swoją odzież w przeznaczonych do tego miejscach (np. szafach) w pomieszczeniu pracy.
W budynkach ustępy powinny być urządzone na każdej kondygnacji. Jeżeli na kondygnacji pracuje mniej niż dziesięć osób, ustępy mogą znajdować się nie dalej niż na sąsiedniej kondygnacji. Ustęp powinien mieć wejściowe pomieszczenie izolujące, wyposażone w umywalki z dopływem ciepłej i zimnej wody w ilości co najmniej jedna umywalka na trzy sedesy lub pisuary, lecz nie mniej niż jedna umywalka. Zainstalowane w ustępach miski ustępowe i pisuary powinny być spłukiwane bieżącą wodą oraz podłączone do kanalizacji. W pomieszczeniach ustępów należy zapewnić wymianę powietrza w ilości nie mniejszej niż 50 m3 na godzinę na 1 miskę ustępową i 25 m3 na 1 pisuar.
Pracodawca zatrudniający powyżej dwudziestu pracowników na jednej zmianie powinien zapewnić pracownikom jadalnię. Wymóg ten nie dotyczy zakładów pracy, w których wykonywane są prace wyłącznie o charakterze biurowym. W zakładzie pracy zatrudniającym na jedną zmianę więcej niż dwadzieścia kobiet w jednym budynku należy urządzić pomieszczenie z miejscami do wypoczynku w pozycji leżącej dla kobiet w ciąży i karmiących matek. Powierzchnia pomieszczenia do wypoczynku nie może być mniejsza niż 8 m2.
Edward Kołodziejczyk